Por David Cortés y Daniel Aldana, Mayo 2023
Últimamente han surgido varias preguntas e inquietudes con respecto a cómo realizar las asambleas virtuales en Colombia, especialmente las de propiedad horizontal, y cuál es el marco legal que las cobija. Por ello queremos compartir contigo algunas de estas leyes para que puedas tenerlas presentes a la hora de participar o moderar estas asambleas.
¿Cuáles leyes rigen las asambleas virtuales de propiedad horizontal?
- El Capítulo 10 de la Ley 675 DE 2001, donde se nos explican todos los lineamientos correspondientes a las Asambleas Generales de Propiedad Horizontal.
- También podemos encontrar que la innovación normativa en este aspecto proviene del Decreto 398 de 2020, que modifica levemente la legislación existente hasta el momento, agrega algunas claridades y consta solamente de 4 artículos.
- Finalmente, cabe mencionar el Artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012 que substituye el el Parágrafo del artículo 19 de la Ley 222 de 2005 respecto a las reuniones no presenciales.
¿Cuándo se deben celebrar estas asambleas?
Cuando se trata de propiedades horizontales el Artículo 39 Capítulo 10 Ley 675 de 2001 establece que se debe realizar por lo menos una asamblea general al año “… dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal”, lo cual generalmente suele ser durante los tres primeros meses del año. También establece que la convocatoria debe hacerse llegar de manera escrita a cada uno de los propietarios (que en todo caso puede hacerse de manera virtual) y con por lo menos 15 días de anticipación a la realización de la asamblea.
Ahora bien, si no se logra el quórum necesario en la primera convocatoria, es necesario que se convoque a una nueva Asamblea extraordinaria “… el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.)” según lo indica el Capítulo 10 de la Ley 675 de 2001.
¿Cómo se define el quórum?
Para poder llevar a cabo la asamblea, quienes la presiden deben verificar que el quórum sea de por lo menos la mitad más uno de los coeficientes de propiedad según lo indica el Artículo 45 de la citada Ley 675 de 2001, a menos de que los estatutos digan algo diferente. En el caso de la toma de decisiones debe realizarse con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad presentes en la reunión, a excepción de aquellas decisiones que requieren de mayorías calificadas como lo especifica el Artículo 46 de la Ley 675 de 2001.
Sin embargo, hay que tener muy en cuenta que, para estos casos especiales en los que se requiere mayoría cualificada de mínimo el 70%, la reunión debe hacerse únicamente de manera presencial debido a la gravedad de las decisiones a tomar, como lo son, entre otros:
- Reforma a los estatutos y reglamento.
- Reconstrucción del edificio o conjunto con destrucción casi total.
- Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
- La liquidación y disolución del conjunto.
Adicionalmente, es necesario que el representante legal deje constancia en el acta sobre la continuidad del quórum requerido durante toda la reunión; así mismo, también se debe realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, lo cual, igualmente, debe hacerse en las presenciales (Decreto 398, 2020, Art. 1).
¿Qué otros requisitos se deben cumplir?
Además de lo anterior, es necesario que el aviso de convocatoria contenga el orden del día que se desarrollará en la asamblea general, y “… no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este” (Ley 675, 2001, Cap. 10, Art. 39, Par. 1).
Por su parte, diferente a lo que sucede en las asambleas realizadas de manera presencial, en las no presenciales debe conservarse la prueba de la realización de la asamblea, que en este caso sería la grabación del evento y la verificación de la identidad de los participantes (Ley 675, 2001, Art. 42, Par. 1).
Finalmente, las actas de las reuniones virtuales, tanto ordinarias como extraordinarias, “… deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo” (Ley 675, 2001, Art. 44).
Conclusiones
Entonces, resumiendo, todas las personas jurídicas están obligadas a cumplir estas normas por igual, aunque nadie está obligado a realizar la asamblea de una u otra manera. Queda a completa elección del órgano administrador de la entidad. No es obligación, pero, sin lugar a dudas, la virtualidad ofrece varias ventajas y ha llegado para quedarse en nuestras vidas.
Así, realizar asambleas virtuales efectivas depende no solo del conocimiento de las legislaciones que pueden aplicarse, sino también de encontrar las herramientas digitales adecuadas para que todos por igual puedan participar activamente estas asambleas, que sea fácilmente administrable y cumplir con todas las reglas sin tener que sufrir en el proceso.
En este sentido en Ecclesia nos hemos enfocado por desarrollar un entorno web que favorezca la comunicación y se adhiera a los requisitos legales de las asambleas web. Si deseas ayuda en la realización de tus asambleas virtuales, tienes alguna duda o necesitas de una plataforma que te de todas las facilidades y la tranquilidad de estas, nosotros te podemos asesorar sin ningún costo.
*Este artículo tiene exclusivamente un ánimo informativo. En él es posible que no se agoten todas las normativas relacionadas. No se pretende ser una asesoría legal.
Referencias:
Ley 675 de 2001. Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal. 03 de agosto de 2001. D. O. 44509.
Decreto 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. 10 de enero de 2012. D.O. 48308.
Decreto 398 de 2020. Por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones. 13 de marzo de 2020.